La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que pueden deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconoce hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
Elemento del PA que orienta la acción técnica para dividir las funciones por áreas, departamentos y puestos; establece las jerarquías en términos de autoridad lineal, staff o normativa; fija las responsabilidades de cada unidad de trabajo y define la comunicación formal por medio de un organigrama.
La organización responde a las preguntas de: ¿Quién lo debe hacer? ¿De qué es responsable? ¿Cuál es su competencia de autoridad en relación a su función?
La estructura básica de funciones de la empresa se compone de las siguientes áreas:
- · Finanzas.
- · Producción u operaciones.
- · Comercialización o distribución.
- · Recursos humanos.
Cada una se organiza o estructura conforme a las actividades, especialidades técnicas y modelos tradicionales de estructuras de trabajo, por ejemplo finanzas, tradicionalmente esta subdividida en subáreas, contable, auditoria, tesorería, etc., según la naturaleza del negocio. Posteriormente en las áreas funcionales se especifican las estructuras más comunes de las diferentes áreas.
En razón de que las empresas varían por el tamaño, entre otras cosas, la estructura de las áreas es diferente en cada una de ellas y no debe generarse una unidad de trabajo en razón de que otras empresas cuentan con departamentos o unidades determinados. Si bien es cierto que hay una forma tradicional de organizarse, ello no implica que sea la única.
Principios de organización
Principio de alineamiento con los objetivos
Todas las estructuras, sus áreas, sus departamentos y puestos deben ser alineados con la estrategia del negocio, así como las descripciones de los puestos, procesos productivos y perfiles de los candidatos ideales.
Principio de tramo de control
Este principio se refiere al número de puestos, unidades o departamentos que pueden ser supervisados por una persona.
Principio escalar y de equilibrio
Entre más clara sea la línea de unidad del máximo puesto directivo y de cada uno de los responsables de las áreas funcionales, tanto más clara será la responsabilidad de toma de decisiones y más eficaz la comunicación organizacional.
Principio de flexibilidad
Entre más rígida sea la estructura y mayor el número de niveles jerárquicos, mas sobreadministrada y burocratizada estará la organización y por ende será más lenta la toma de decisiones y costos de los proceso productivos.
Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora
También es necesario que la autoridad para fines de organización, se clasifica en lineal, staff (asesores) y normativa.
Principio de primacía de la autoridad normativa
Es la encargada de generar normas de operación y, por lo tanto las unidades dependientes, las unidades dependiente descentralizadas y regionales deben observarla.
Principio de equidad y equilibrio en las cargas de trabajo
Se entiende por carga de trabajo al conjunto de responsabilidades y actividades que deben realizar en una unidad o puesto determinado, por lo que este principio establece que entre más equilibradas estén las cargas de trabajo de los diferentes puestos y niveles, más equitativo será el sistema de remuneración.
La autoridad se delega, aunque la responsabilidad se comparte.
Principio de unidad de mando y jerarquía
Este principio indica que cada miembro de la organización será responsable solo frente a una autoridad: persona, comité o consejo.
Principio de jerarquía o cadena de mando
Toda organización humana requiere una jerarquía, o de lo que es un sistema de niveles de mando para funcionar.
Principio de división de trabajo
La división del trabajo permite la especialización y el perfeccionamiento del ser humano en una función.
Principio de autoridad y responsabilidad
La autoridad y responsabilidad deben ser directamente proporcionales por lo que a mayor autoridad mayor responsabilidad y viceversa.
Principio de claridad de canal de autoridad
Todas las unidades de trabajo de la organización deben estar claramente definidas en términos de autoridad y unidad a la que responden.
Etapas
de la Organización
División
del Trabajo: Separación y delimitación de las
actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión,
eficiencia y el mínimo esfuerzo.
Jerarquización:
Es la disposición de las funciones de una
organización por orden de rango, grado o importancia.
Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades
específicas, con base en su similitud.
Importancia
de la Organización
Los fundamentos básicos que demuestran la
importancia de la organización son los siguientes.
-Es de carácter continuo; jamás se puede
decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a
cambios constantes (expansión, contratación, nuevos productos etc.) lo que
obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
-Es un medio a través del cual se establece
la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
-Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades efectivamente, con un mínimo de esfuerzos.
-Evita la lentitud e ineficiencia en las
actividades, reduciendo los costos he incrementado la productividad.
-Reduce o elimina la duplicidad de
esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Fase
dinámica
Se refiere a cómo manejar el organismo social de cualquier organización
o institución. Y se divide en: Control, Dirección.
Dirección
Es necesario entender a la dirección como
un elemento dinámico consistente, desempeñada
por una persona altamente creativa o imaginativa, con miras de largo alcance.
La dirección se puede definir como:
La acción ejecutiva para hacer realidad los
planes, mediante estrategias efectivas que permitan el desarrollo de la organización
en el medio donde opera.
Es la parte cerebral, creativa que actúa
sintetizando y conceptualizando racionalmente las situaciones de la empresa y
su medio, así como contagiar de entusiasmo a la acción colectiva para el logro
de objetivos.
De la definición anterior desprendemos que
la dirección es:
- Ejecutiva hace realidad el futuro que se planeó.
- Estratégica en tanto que conceptualiza,
sintetiza la problemática de la situación presente y del futuro dando las directrices estratégicas clave.
- “Cerebral” porque razona y evalúa económica y socialmente las
causas y los efectos de las diversas y posibles alternativas y decide de manera
objetiva, calculando los riesgos y consecuencias de cada acción.
- Creativa porque genera soluciones
innovadoras que le den a la organización elementos distintivos-únicos que atraen a los usuarios y o consumidores.
- Sintetizadora porque conceptualiza situaciones
complejas e intangibles, definiendo en pocas palabras, lo que sucede y por qué
sucede. Permite la generación de las estrategias a seguir.
- Entusiasta porque el director debe estar
convencido, e incluso, ¨apasionado¨ por los proyectos, de tal forma que motive
y contagie a todos los miembros de la organización, para ¨jalarlo¨, y no
empujarlos hacia los objetivos.
Definiciones de dirección
·
Es influir en los individuos para
que contribuyan a favor del comportamiento de las metas organizacionales y
grupales. Incluye liderazgo y comunicación.
Harold Koontz.
·
Dirigir es el arte de manejar a las
personas. Hacer funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de
la empresa. Inspeccionar periódicamente al cuerpo social.
Henri Fayol.
·
Dirección es llevar a cabo
actividades mediante las cuales el administrador establece el carácter y tono
de su organización, valores, estilo, liderazgo comunicación, motivación.
David Hampton.
Con base en
lo anterior, la selección de responsable de la alta dirección es vital.
Aparentemente, se puede generar un perfil por rasgos, sin embargo, no hay un
modelo de director estándar porque, además son determinantes de su efectividad
las diferentes situaciones que la
empresa enfrenta y el tipo de colaboradores o recursos humanos que actúan, por
lo tanto, muchos autores consideran que son tres los elementos que intervienen
en el éxito de una labor directiva: El director
y sus rasgos, la situación y los
colaboradores.
Medios o componentes de la dirección
Se conocen
como medios de la dirección a los factores clave de que se valen los
responsables de la alta dirección, ellos son:
·
Autoridad
de la dirección y su
delegación.
·
Toma
de decisiones
·
Comunicación
·
Estilo
de dirección y liderazgo
La
dirección se ejerce en diversos niveles de la organización, por lo que no es
sólo un nivel jerárquico superior de la organización. Todos los mandos medios o
niveles gerenciales, al conducir un área funcional o un departamento de ésta,
requieren habilidades gerenciales o directivas que les permitan, a los titulares,
conducir la ejecución por medio de sus colaboradores, para el cumplimiento de
los planes y estrategias marcadas por la alta dirección. Estas habilidades
deben perfeccionarse cada vez al manejar correctamente los medios de la
dirección para llegar a los fines. Para ejercer la autoridad, los medios son
muy importantes, un error en su utilización puede traer consecuencias fatales,
anulando o afectando la apreciación de los resultados. Por ejemplo, si un
director de finanzas obtiene excelentes resultados económicos en su área, pero
entra en conflicto con su personal; su director general puede determinar su
permanencia en la organización, basado en su mal manejo de relaciones humanas y
no en el cumplimiento de las metas establecidas. Los medios de la dirección son componentes y herramientas para logar
los fines, de ahí que, quien desea aprender y desarrollar sus capacidades
directivas, debe comprenderlos (medios) y dominarlos teórica y prácticamente.
El primer medio a analizar es: autoridad de la dirección y delegación.
Control
Elemento
del PA que registra la información de los resultados de la ejecución de los
planes, programas, presupuestos, proyectos, etc., para evaluar su cumplimiento
y, en su caso, reencauzarlos hacia lo planeado.
Definiciones que Stoner, los hermanos McHugh y el maestro Reyes Ponce dan sobre el
control:
Control
·
proceso que garantiza que las
actividades reales se ajusten a las actividades planeadas.
Stoner Freeman.
·
Función que consiste en determinar
si la organización avanza o no hacia sus metas y objetivos y tomar medidas
correctivas en caso negativo.
Hermanos McHugh.
·
Establecimiento de sistemas que
permite medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, a
fin de saber si se han obtenidos esperados, para corregir, mejorar y formular
planes.
Reyes Ponce.
Elementos de control
Los
elementos o partes fundamentales de control son: 1) el parámetro, 2) la evaluación
o medición de la información y 3) la corrección
de desviación, en su caso. Los tres
elementos anteriores deben completarse con el propósito u objeto del control, además de un sistema de registro de datos
conocido como sistema de información,
el cual deja constancia de lo sucedido y comunica oportunamente a los usuarios
pertinentes el cuánto (cantidad y costo), cuándo (tiempo y momento), quién, el
grado de avance y el cumplimiento del estándar, es decir, la norma de calidad
que fija la empresa para que la operaciones sean correctas o no.
·
Objeto de control.
·
Parámetro (unidades de medición).
·
Registro y sistema de información.
·
Medición, evaluación ya análisis
técnico de la información.
·
Corrección y desviaciones.
Objeto de control
Antes de
diseñar un control, es importante saber con precisión qué desea controlar, evaluar o conocer, y también para qué, cuándo y quién utilizara la
información .ya hemos visto que entre más información, más ¨poder¨; sin
embargo, entre más información, más costo y menos tiempo para analizarla, por
lo que se requiere conocer la función exacta del control para seleccionar la
pertinencia o no de un control y de la información requerida.
Principios de control aplicables
- Principios
de economía del control. El control debe ser económico, es
decir, debe salir ¨más barato el caldo que las albóndigas¨.
- Principio
de excepción. La información del control debe estar centrada en la
excepción, esto es, debe señalar lo que está mal, pues lo que está bien no
requiere atención inmediata.
- Principio
de objetividad. Los controles deben registrar sólo hechos y sucesos
reales.
- Principio
de jerarquización de la información. Entre más
alto es el nivel jerárquico, más condensada será la información del control.
Entre más bajo es el nivel jerárquico, el control debe proporcionar información
de la fuente causal.
