INTEGRACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 

La integración del proceso administrativo está conformada por varias etapas que permiten darle ese nombre gracias a su conformación y a su efectividad para lograr los fines deseados por este método.

Se debe analizar  cada elemento a componente del proceso administrativo, sin embargo para comprenderlo  mejor  se requiere tener un concepto global de sus principales partes, por lo que a continuación se dan algunas definiciones previas. 

A continuación se les mencionara las etapas que lo conforman y su función dentro de este mismo.

Definición general de la planeación.

En forma general, planeación es la proyección impresa de la acción,  toma en cuenta información del pasado de la empresa, y su entorno, lo cual permite organizarla, dirigirla y medir su desempeño total y el de sus miembros, a través de controles que comparan lo planeado con lo realizado.

La planeación consiste en fijar los objetivos, las políticas, las normas, procedimientos, programas y presupuestos. Contesta a la pregunta: ¿Qué y cómo se va a hacer?

Organización.

Organización (estructuración) es la acción administrativa-técnica  de dividir las funciones por áreas, departamentos, puestos. Jerarquías conforme a responsabilidad delegada, definida y expresada en los organigramas, manuales y descripciones de puestos, así como las relaciones de comunicación formal entre las unidades y áreas.

 Responde a las preguntas: ¿Quién lo debe hacer? ¿De qué es responsable?

Integración

 Es la acción de involucramiento de los recursos humanos de la empresa-organización a sus objetivos, misión, visión y valores para obtener su plena identidad con la organización.

Responde a las preguntas: ¿Quién lo debe hacer? ¿De qué es responsable?

Dirección

Es la acción de conducción  de  la organización y sus miembros hacia las metas, conforme a las estrategias, el liderazgo adecuado y los sistemas de comunicación  y motivación requeridos por la situación o nivel de desempeño.

Control

Es la acción administrativa técnica de evaluar los resultados de la empresa o institución conforme a lo planeado ya los elementos de medición  (indicadores o estándares), para determinar el estado de desempeño y la acción correctiva correspondiente.

A continuación se les mencionara las etapas que lo conforman y su función dentro de este mismo.

Fase Mecánica

La mecánica y la dinámica. La fase mecánica, es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro.

¿Por qué la administración es mecánica?

Porque fomenta la innovación, y adecuaciones estructurales, ademas trabaja en conjunto con el factor humano y tecnológico para lograr el máximo potencial productivo.  

Planeación

Podemos  definir la planeación como, proceso de conceptualizar a la organización en el futuro, presenta las bases sólidas para la toma de decisiones, para proyectar las acciones por medio de un plan rector de largo plazo que determina y define: objetivos, estrategias políticas, programas y procedimientos con sus normas de operación. Así como orientar la prioridad con que deben utilizarse los recursos económicos, a partir de presupuestos y/o proyectos de inversión.

Conceptualización de la planeación.

La planeación es una fase de vital importancia del proceso administrativo, ya que el trabajo de las personas está determinado por esta etapa. Actúa como el actúa como el” programa operativo” de una computadora que guía y determina las operaciones dentro de ciertos parámetros establecidos.

Principios de la planeación

Principio de primacía

Indica que la planeación  permite la toma de decisiones para decidir si es factible económicamente lo que se planea.

Principio de la transitividad  de la planeación

La planeación establece las guías generales de la organización   o estructura de la empresa, así como las políticas y procedimientos de integración de recursos, la dirección y fija las bases de control.

Principio de crecimiento gradual o escalar

La planeación debe fincar las bases de los futuros crecimientos, permitiendo escalar el desarrollo gradualmente.

Principio de confidencialidad

La competencia entre empresas exige la búsqueda de nuevos productos y servicios  que implican inversiones en investigación y desarrollo. Los avances e investigaciones requieren: registro, patente de protección  de propiedad industrial y confidencialidad.

Principio de unidad y dirección

Todo plan debe hasta dirigido hacia objetivos estratégicos precisos.

Principio de delegación

Todo plan debe involucrar a las unidades ejecutoras, dándoles poder suficiente   en la toma de decisiones para la ejecución de su plan.

Principio de flexibilidad

Todo plan debe de contemplar un grado de flexibilidad ante posibles imprevistos, sin incurrir en la imprecisión de tiempo, costo, alcance, riesgo y calidad.

Principio de congruencia con la misión de la empresa

Todo plan debe estar insertado dentro de la misión de la empresa, con objetivos y metas claras.

Principio de visión estratégica a largo plazo

Todo plan debe alineado con la visión estratégica.

Principio de programación oportuna y control

En cuanto más se determinen los momentos (tiempos, fechas) en que se deben realizar las etapas, mejor programado estará un plan, facilitando el seguimiento y control.

Importancia de la Planeación

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que pueden deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconoce hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

Organización

Elemento del PA que orienta la acción técnica para dividir las funciones por áreas, departamentos y puestos; establece las jerarquías en términos de autoridad lineal, staff o normativa; fija las responsabilidades de cada unidad de trabajo y define la comunicación formal por medio de un organigrama.

La organización responde a las preguntas de: ¿Quién lo debe hacer? ¿De qué es responsable? ¿Cuál es su competencia de autoridad en relación a su función?

La estructura básica de funciones de la empresa se compone de las siguientes áreas:

• ·         Finanzas.
• ·         Producción u operaciones.
• ·         Comercialización o distribución.
• ·         Recursos humanos.

Cada una se organiza o estructura conforme a las actividades, especialidades técnicas y modelos tradicionales de estructuras de trabajo, por ejemplo finanzas, tradicionalmente esta  subdividida en subáreas, contable, auditoria, tesorería, etc., según la naturaleza del negocio. Posteriormente en las áreas funcionales se especifican las estructuras más comunes  de las diferentes áreas.

En razón de que las empresas varían por el tamaño, entre otras cosas, la estructura de las áreas es diferente   en cada una de ellas y no debe generarse una unidad de trabajo en razón de que otras empresas cuentan con departamentos o unidades  determinados. Si bien es cierto que hay una forma tradicional de organizarse, ello no implica que sea la única.

Principios de organización

Principio de alineamiento  con los objetivos

Todas las estructuras, sus áreas, sus departamentos y puestos deben ser alineados con la estrategia del negocio, así como  las descripciones de los puestos, procesos productivos y perfiles de los candidatos ideales.

Principio de tramo de control

Este principio se refiere al número de puestos, unidades o departamentos que pueden ser supervisados por una persona.

Principio escalar y de equilibrio

Entre más clara sea la línea de unidad del máximo  puesto directivo y de cada uno de los responsables de las áreas funcionales, tanto  más clara será la responsabilidad de toma de decisiones y más eficaz la comunicación organizacional.

Principio de flexibilidad

Entre más rígida sea la estructura y mayor el número de niveles jerárquicos, mas sobreadministrada y burocratizada estará la organización  y por ende será más lenta la toma de decisiones y costos de los proceso productivos.

Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora

También es necesario  que la autoridad para fines de organización, se clasifica en lineal, staff (asesores) y normativa.

Principio de primacía de la autoridad normativa

Es la encargada de generar normas de operación y, por lo tanto las unidades dependientes, las unidades dependiente descentralizadas y regionales deben observarla.

Principio de  equidad y equilibrio en las cargas de trabajo

Se entiende por carga de trabajo al conjunto de responsabilidades y actividades que deben realizar en una unidad o puesto determinado, por lo que este principio  establece que entre más equilibradas estén las cargas de trabajo de los diferentes puestos y niveles, más equitativo será el sistema de remuneración.

Principio de delegación

La autoridad se delega, aunque la responsabilidad se comparte.

Principio de unidad de mando y jerarquía

Este principio indica que cada miembro de la organización será responsable solo frente a una autoridad: persona, comité o consejo.

Principio de jerarquía o cadena de mando

Toda organización humana requiere una jerarquía, o de lo que es un sistema de niveles de  mando para funcionar.

Principio de división de trabajo

La división del trabajo permite la especialización y el perfeccionamiento del ser humano en una función.

Principio de autoridad y responsabilidad

La autoridad y responsabilidad deben ser directamente proporcionales por lo que a mayor autoridad mayor responsabilidad y viceversa.

Principio de claridad de canal de autoridad

Todas las unidades de trabajo de la organización deben estar claramente definidas en términos de autoridad y unidad a la que responden.

Etapas de la Organización

División del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.

Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades específicas, con base en su similitud.

Importancia de la Organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son los siguientes.

-Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contratación, nuevos productos etc.) lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

-Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

-Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades efectivamente, con un mínimo de esfuerzos.

-Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos he incrementado la productividad.

-Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Fase dinámica

Se refiere a cómo manejar el organismo social de cualquier organización o institución. Y se divide en: Control, Dirección.

Dirección

Es necesario entender a la dirección como un elemento dinámico consistente, desempeñada  por una persona altamente creativa o imaginativa, con miras de largo alcance. La dirección se puede definir como:

La acción ejecutiva para hacer realidad los planes, mediante estrategias efectivas que permitan el desarrollo de la organización en el medio donde opera.

Es la parte cerebral, creativa que actúa sintetizando y conceptualizando racionalmente las situaciones de la empresa y su medio, así como contagiar de entusiasmo a la acción colectiva para el logro de objetivos.

De la definición anterior desprendemos que la dirección es:

• Ejecutiva hace realidad el futuro que se planeó.
• Estratégica en tanto que conceptualiza, sintetiza la problemática de la situación presente y del  futuro dando las directrices estratégicas clave.
• “Cerebral” porque  razona y evalúa económica y socialmente las causas y los efectos de las diversas y posibles alternativas y decide de manera objetiva, calculando los riesgos y consecuencias de cada acción.
• Creativa porque genera soluciones innovadoras que le den a la organización elementos distintivos-únicos   que atraen a los usuarios y o consumidores.
• Sintetizadora porque conceptualiza situaciones complejas e intangibles, definiendo en pocas palabras, lo que sucede y por qué sucede. Permite la generación de las estrategias a seguir.
• Entusiasta porque el director debe estar convencido, e incluso, ¨apasionado¨ por los proyectos, de tal forma que motive y contagie a todos los miembros de la organización, para ¨jalarlo¨, y no empujarlos hacia los objetivos.

Definiciones de dirección 

·        Es influir en los individuos para que contribuyan a favor del comportamiento de las metas organizacionales y grupales. Incluye liderazgo y comunicación.

Harold Koontz.

·        Dirigir es el arte de manejar a las personas. Hacer funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de la empresa. Inspeccionar periódicamente al cuerpo social.

Henri Fayol.

·        Dirección es llevar a cabo actividades mediante las cuales el administrador establece el carácter y tono de su organización, valores, estilo, liderazgo comunicación, motivación.

David Hampton.

Con base en lo anterior, la selección de responsable de la alta dirección es vital. Aparentemente, se puede generar un perfil por rasgos, sin embargo, no hay un modelo de director estándar porque, además son determinantes de su efectividad las diferentes situaciones que la empresa enfrenta y el tipo de colaboradores o recursos humanos que actúan, por lo tanto, muchos autores consideran que son tres los elementos que intervienen en el éxito de una labor directiva: El director y sus rasgos, la situación y los colaboradores.

Medios o componentes de la dirección 

Se conocen como medios de la dirección a los factores clave de que se valen los responsables de la alta dirección, ellos son:

·        Autoridad de la dirección y su delegación.

·        Toma de decisiones

·        Comunicación

·        Estilo de dirección y liderazgo

·        Motivación

La dirección se ejerce en diversos niveles de la organización, por lo que no es sólo un nivel jerárquico superior de la organización. Todos los mandos medios o niveles gerenciales, al conducir un área funcional o un departamento de ésta, requieren habilidades gerenciales o directivas que les permitan, a los titulares, conducir la ejecución por medio de sus colaboradores, para el cumplimiento de los planes y estrategias marcadas por la alta dirección. Estas habilidades deben perfeccionarse cada vez al manejar correctamente los medios de la dirección para llegar a los fines. Para ejercer la autoridad, los medios son muy importantes, un error en su utilización puede traer consecuencias fatales, anulando o afectando la apreciación de los resultados. Por ejemplo, si un director de finanzas obtiene excelentes resultados económicos en su área, pero entra en conflicto con su personal; su director general puede determinar su permanencia en la organización, basado en su mal manejo de relaciones humanas y no en el cumplimiento de las metas establecidas. Los medios de la dirección son componentes y herramientas para logar los fines, de ahí que, quien desea aprender y desarrollar sus capacidades directivas, debe comprenderlos (medios) y dominarlos teórica y prácticamente. El primer medio a analizar es: autoridad de la dirección y delegación.

Control

Elemento del PA que registra la información de los resultados de la ejecución de los planes, programas, presupuestos, proyectos, etc., para evaluar su cumplimiento y, en su caso, reencauzarlos hacia lo planeado.

Definiciones  que Stoner, los hermanos McHugh  y el maestro Reyes Ponce dan sobre el control:

Control

·        proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas.

Stoner Freeman.

·        Función que consiste en determinar si la organización avanza o no hacia sus metas y objetivos y tomar medidas correctivas en caso negativo.

Hermanos McHugh.

·        Establecimiento de sistemas que permite medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, a fin de saber si se han obtenidos esperados, para corregir, mejorar y formular planes.

Reyes Ponce.

 Elementos de control

Los elementos o partes fundamentales de control son: 1) el parámetro, 2) la evaluación o medición de la información y 3) la corrección de  desviación, en su caso. Los tres elementos anteriores deben completarse con el propósito u objeto del control, además de un sistema de registro de datos conocido como sistema de información, el cual deja constancia de lo sucedido y comunica oportunamente a los usuarios pertinentes el cuánto (cantidad y costo), cuándo (tiempo y momento), quién, el grado de avance y el cumplimiento del estándar, es decir, la norma de calidad que fija la empresa para que la operaciones sean correctas o no.

·        Objeto de control.

·        Parámetro (unidades de medición).

·        Registro y sistema de información.

·        Medición, evaluación ya análisis técnico de la información.

·        Corrección y desviaciones.

Objeto de control

Antes de diseñar un control, es importante saber con precisión qué desea controlar, evaluar o conocer, y también para qué, cuándo y quién utilizara la información .ya hemos visto que entre más información, más ¨poder¨; sin embargo, entre más información, más costo y menos tiempo para analizarla, por lo que se requiere conocer la función exacta del control para seleccionar la pertinencia o no de un control y de la información requerida.

Principios de control aplicables

•  Principios de economía del control. El control debe ser económico, es decir, debe salir ¨más barato el caldo que las albóndigas¨.
• Principio de excepción. La información del control debe estar centrada en la excepción, esto es, debe señalar lo que está mal, pues lo que está bien no requiere atención inmediata.
• Principio de objetividad. Los controles deben registrar sólo hechos y sucesos reales.
• Principio de jerarquización de la información. Entre más alto es el nivel jerárquico, más condensada será la información del control. Entre más bajo es el nivel jerárquico, el control debe proporcionar información de la fuente causal.